Les contrôles internes sont activés afin de réduire les risques de fraude, d’erreurs importantes ou de nuisances imprévues pour une entreprise. Cela permet de détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables et d’empêcher les voles en entreprise. Des contrôles internes écrits aideront également le personnel à comprendre ce qu’il peut et ne peut pas faire dans l’exercice de ses fonctions, ce qui contribue à protéger l’entreprise.
Empêche la fraude
L’un des avantages des contrôles internes est la réduction des possibilités de fraude. Un exemple simple de contrôle interne visant à réduire la fraude consiste à demander aux employés de présenter des reçus afin de recevoir le remboursement des frais. Vous pouvez éviter cela en fixant une indemnité journalière pour les repas par exemple, le stationnement et les taxis pour les employés qui voyagent. Certaines entreprises exigent deux signatures sur les chèques, tandis que d’autres exigent qu’une personne qui rédige un chèque ne puisse le signer. Les banques demandent souvent aux entreprises de soumettre les signatures des personnes autorisées à signer des chèques afin que la banque puisse vérifier les chèques avant de les payer.
Prévient les erreurs
Certains contrôles internes sont destinés à détecter les erreurs potentielles avant qu’elles ne se produisent. Par exemple, vous pouvez demander à deux personnes de vérifier chaque liste de paie avant de distribuer les chèques. Chaque personne totalisera indépendamment les heures des employés, calculera leur salaire gagné et vérifiera les retenues. Les deux vont ensuite comparer leurs numéros les uns aux autres. Une installation de production peut effectuer un test limité sur une commande, en vérifiant la qualité des articles sortis de la chaîne avant d’exécuter la commande complète. Un restaurant peut avoir une liste de contrôle d’ouverture et de fermeture des tâches que les employés doivent effectuer à chaque quart de travail pour s’assurer que les exigences en matière de santé sont satisfaites et que des niveaux adéquats d’inventaire des produits alimentaires sont maintenus.
Détecte les erreurs
Quels que soient vos efforts, vous ne repérerez pas toutes les erreurs potentielles de votre entreprise, et des erreurs se produiront. Les contrôles internes peuvent vous aider à détecter les erreurs à un stade précoce et à les résoudre avant qu’elles ne deviennent ingérables. Dans certains cas, une vérification des chiffres, telle qu’un rapprochement bancaire mensuel, vous aidera à détecter les erreurs qui se sont produites une fois.
Cependant, effectuer un contrôle interne en entreprise peut être difficile, c’est pourquoi, vous pourrez vous référer à un outil de gestion comme celui proposé par Optimiso Group, la référence en matière de gestion et d’audit interne. Vous n’aurez aucun mal à mettre en place une stratégie pour que vous puissiez effectuer le contrôle au sein de votre entreprise, et cela en fonction de votre activité.
