Un audit interne est un processus suivi par une organisation pour s’assurer qu’elle fonctionne efficacement. Il couvre à la fois la gestion des risques, la gouvernance interne et les processus de contrôle qualité au sein d’une organisation.
Grâce à de solides compétences analytiques, les auditeurs internes vont au-delà des seuls aspects financiers pour prendre en compte des problèmes tels que la réputation, la croissance, l’impact sur l’environnement et la manière dont le personnel est traité.
Les auditeurs sont les organisations qui aident à réussir et constituent un cheminement de carrière gratifiant pour tous les étudiants qui envisagent ce type de travail. Vous pouvez en apprendre un peu plus dans cet article sur les différents types de carrières disponibles.
Pourquoi avoir besoin d’un audit interne ?
Des bons de commande à la gestion des contrats en passant par les problèmes de chaîne d’approvisionnement, votre service des achats peut être une mine d’or d’informations stratégiques et de productivité, ou un champ de mines de catastrophe imminente. Pour vous assurer qu’il s’agit du premier, vous avez besoin d’un audit d’approvisionnement pour documenter, mesurer et évaluer le fonctionnement de vos contrôles internes et de vos méthodes d’approvisionnement.
Essentiels du programme d’audit interne
Comme pour le processus d’achat lui-même, les procédures d’audit varient d’une entreprise à l’autre. Cependant, chaque entreprise peut bénéficier d’un processus d’audit interne qui répartit les activités d’approvisionnement en catégories gérables, puis examine les processus d’approvisionnement liés à chacune afin de déterminer ceux qui fonctionnent et ceux qui nécessitent des mesures correctives.
Élaborer une liste de contrôle
L’élaboration d’une approche de liste de contrôle est utile de deux manières. Premièrement, il vous permet de décomposer votre fonction d’approvisionnement en ses composants et d’établir une visibilité sur tous vos processus. Deuxièmement, cette même ventilation des pratiques d’approvisionnement fournit un cadre pour les contrôles internes et les politiques d’approvisionnement mis en œuvre grâce à l’utilisation d’une solution logicielle d’approvisionnement basée sur le cloud et automatisée.
Les comités d’audit devraient s’assurer qu’ils ont la responsabilité finale des décisions qui peuvent affecter l’indépendance et l’objectivité de la fonction d’audit interne. Dans la pratique, cela signifie que la ligne hiérarchique fonctionnelle de l’audit interne doit être adressée au comité d’audit.
Plus généralement, dans les organisations qui ne disposent pas actuellement d’une fonction d’audit interne, le comité d’audit devrait régulièrement revoir la nécessité d’en créer une. Dans le cadre de son rôle de supervision de la gestion, et sur la base de la justification sous-jacente soumise par la haute direction, le comité devrait soit approuver, soit contester une décision.
Outre sa taille, la probabilité et l’impact des risques organisationnels (y compris financiers) et la complexité de l’organisation, devrait être les facteurs décisifs dans la décision d’établir ou non une capacité d’audit interne.
Dans certaines organisations, la haute direction et le comité d’audit peuvent décider d’opter pour une forme d’externalisation comme moyen d’obtenir une capacité d’audit interne. Il est toutefois important qu’en cas d’externalisation complète, la responsabilité ultime du travail de la fonction ne puisse pas être déléguée à l’extérieur de l’entreprise. La responsabilité de l’audit interne devrait rester du ressort du comité.
![En cette période d’échanges de cadeaux et de versement d’étrennes, et alors que l’année 2005 a été riche en procédures en matière d’ententes et de corruption dans les marchés publics, nos lecteurs peuvent méditer avec profit les mesures prises en matière de lutte contre la corruption des fonctionnaires chez un de nos voisins. La lutte contre la corruption au sein de la fonction publique suisse ne concerne bien évidemment pas que le champ des marchés publics, mais ceux-ci sont particulièrement visés du fait des enjeux financiers qu’ils représentent à l’échelle de ce petit pays. En 2004, les seuls achats de fournitures de l’administration fédérale et de ses régies pesaient 3,5 milliards de CHF (soit environ 2,275 milliards d’euros). RENFORCEMENT DE L’ARSENAL REPRESSIF… En 1999, la Suisse a entamé un processus de révision de son droit pénal de la corruption. Les nouvelles dispositions, entrées en vigueur le 1er mai 2000, traduisent un durcissement du droit pénal en la matière. Ainsi, les infractions que constituent l’octroi d’un avantage et l’acceptation d’un avantage ont été inscrites dans le code pénal suisse à l’article 322 sexies : celui qui « en tant que membre d’une autorité judiciaire ou autre, en tant que fonctionnaire, en tant qu’expert, traducteur ou interprète commis par une autorité, ou en tant qu’arbitre, aura sollicité, se sera fait promettre ou aura accepté un avantage indu pour accomplir les devoirs de sa charge » est puni de l’emprisonnement ou de l’amende. Comme en droit français, il suffit qu’il y ait octroi ou acceptation d’une « libéralité dans l’optique de la charge » du fonctionnaire pour que l’infraction soit caractérisée, nul besoin d’établir un lien entre « l’octroi de l’avantage et un acte définissable ». En revanche, l’article 322 octies du Code pénal précise « ne constituent pas des avantages indus les avantages autorisés par le règlement de service et ceux qui, de faible importance, sont conformes aux usages sociaux ». ET DEVELOPPEMENT DE LA PREVENTION En parallèle de la préparation de la réforme du droit pénal de la corruption, la commission des affaires juridiques du Conseil national (1) a formulé, le 30 juin 1999, le « postulat » de prévention de la corruption suivant : « La Confédération élabore avec les cantons des réglementations types visant à prévenir la corruption. Seront étudiées les mesures suivantes : – réglementer les conditions dans lesquelles les employés des administrations publiques sont autorisés à accepter des cadeaux ou des avantages personnels ; – introduire le double contrôle dans les services de l’administration où sont prises des décisions d’une portée financière considérable, s’agissant notamment des mandats confiés à l’extérieur et des marchés publics ; – créer des services de contrôle et de révision internes au sein des services précités ; – prévoir une rotation périodique des titulaires de fonctions particulièrement exposées à la corruption ; – augmenter le personnel des services de contrôle des finances ; – introduire une réflexion sur la corruption dans les cours destinés aux cadres et dans les séminaires de formation. » UN CODE DE COMPORTEMENT POUR L’ADMINISTRATION Ainsi, le Conseil fédéral (gouvernement suisse) a approuvé en avril 2000 « le Code de comportement de l’administration générale de la Confédération » préparé par le département fédéral des finances (équivalent de notre MINEFI). Ce code a été transmis à tous les agents de l’administration fédérale, à leur adresse personnelle. Il est en principe remis à tout nouvel agent intégrant l’administration fédérale. La prévention de la corruption est traitée par les points 3, 4 et 5 de ce code : « 3. Les collaborateurs et collaboratrices veillent à rester crédibles et intègres dans leurs engagements tant professionnels que personnels. Ils n’exercent aucune activité, lucrative ou non, incompatible avec les tâches qu’ils assument au sein de l’administration générale de la Confédération. En aucun cas ils ne tirent parti de leur situation professionnelle à des fins privées. 4. Les collaborateurs et collaboratrices n’acceptent, directement ou indirectement, aucun cadeau ou avantage susceptible de restreindre leur indépendance et leur liberté d’action. Ils n’abusent ni de l’argent, ni des instruments de travail, ni des informations ou autres valeurs non matérielles au détriment de l’intérêt public, à des fins personnelles ou dans l’intérêt de leurs proches. 5. Les collaborateurs et collaboratrices informent leurs responsables hiérarchiques de tout conflit d’intérêts personnel survenant dans l’accomplissement de leurs tâches. Ils n’exécutent aucun mandat au mépris du droit. Responsables hiérarchiques, collaborateurs et collaboratrices recherchent ensemble une solution par le dialogue. » Ce code constitue en fait un cadre directeur pour l’administration fédérale. A charge ensuite pour chacun des sept départements (c'est-à-dire ministères), voire de chaque service départemental plus particulièrement susceptible d’être affecté par la corruption de par son champ d’activité, d’établir son propre code de conduite dans le respect de ce cadre général. EN PRATIQUE, QUEL CADEAU PEUT ACCEPTER UN FONCTIONNAIRE SUISSE ? Ni le législateur, ni le gouvernement n’ont en effet souhaité édicter une réglementation type trop rigide. Ils ont préféré définir un cadre permettant une adaptation à chaque situation concrète. Par exemple, chaque service peut définir ce qu’est un cadeau ou un avantage « de faible importance conforme aux usages sociaux ». Ainsi, le règlement édicté par l’Office fédéral de la construction et de la logistique (OFCL), premier maître d’ouvrage public suisse, précise quel type de cadeau ou avantage peuvent accepter ses agents. Le principe de base est que toute acceptation de don est interdite. A titre exceptionnel cependant, les agents peuvent accepter une invitation à un café ou à un apéritif lors d’une manifestation spécialisée ou à un repas de travail ; un cadeau publicitaire, du vin s’il est distribué au sein de l’Office ou un présent en nature en guise de remerciement pour une intervention à un colloque ou séminaire. Toute invitation à un spectacle, une visite ou un voyage émanant d’un fournisseur doit être refusée. Enfin, le supérieur hiérarchique doit autoriser toute acceptation d’invitation à une manifestation spécialisée faite par une entreprise. Le règlement précise par ailleurs que toute personne ou entreprise ayant proposé une « libéralité interdite » doit être informée par écrit (par une lettre type de l’OFCL) des raisons du refus. UNE CLAUSE TYPE DANS LES MARCHES PUBLICS Depuis septembre 2000, la Commission des achats (2) recommande aux pouvoirs adjudicateurs de la Confédération d’insérer une clause type, dite d’intégrité morale, dans tous leurs documents contractuels. Cette clause vise à éviter la corruption dans les marchés publics et prévoit un dispositif de sanction contractuelle aux côtés des sanctions pénales de la corruption. Elle est ainsi rédigée : «Le soumissionnaire s’engage à prendre toutes les mesures permettant d’éviter la corruption et à s’abstenir en particulier d’offrir ou d’accepter toute libéralité ou autre avantage. En cas de violation de la clause relative à l’intégrité morale, le soumissionnaire s’acquitte d’une peine conventionnelle. Celle-ci correspond à 10 % de la somme fixée par contrat et s’élève à au moins 3000 francs [soit environ 1950 euros] par infraction. Le soumissionnaire prend note que toute violation de la clause relative à l’intégrité morale entraîne en principe l’annulation de l’adjudication ainsi que la dénonciation anticipée du contrat, par l’adjudicateur, pour justes motifs. »](https://www.vnv-business.ch/wp-content/uploads/2019/01/money-1704039_960_720.jpg)